Spunti di viaggio

Gestisci le tue richieste di contatto con il Centro Messaggi

Il Centro Messaggi è un nuovo strumento che ti permette di gestire i contatti ricevuti dagli utenti anche dal tuo pannello di controllo, affiaccandosi alla mail tradizionale: segui le nostre indicazioni per sfruttarlo al meglio.

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Sommario:

  • Centro Messaggi: gestisci i tuoi contatti in sicurezza

 

Il Centro Messaggi: gestisci i tuoi contatti in sicurezza 

 

Il Centro Messaggi è uno strumento che ti permette di gestire i contatti ricevuti dagli utenti direttamente dal tuo pannello di controllo, oltre che dalla mail tradizionale.

Il Centro Messaggi non sostituisce la tua casella di posta elettronica, ma si affianca ad essa, garantendoti la possibilità di gestire in piena libertà i messaggi degli utenti, di organizzare con facilità le tue prenotazioni e monitorare le tue performance sul nostro sito grazie a un pratico sistema d’archiviazione.

Quando un utente ti invierà una richiesta di informazioni, la riceverai come sempre nella tua casella di posta elettronica, ma sarà anche salvata in automatico nel tuo Centro Messaggi. In questo modo non correrai il rischio di perdere i contatti degli utenti a causa di problemi legati alla tua email, come lo spazio esaurito o i filtri antispam, e potrai parallelamente segnalarci gli eventuali messaggi indesiderati.

Il Centro Messaggi ti indica se gli utenti hanno digitato erroneamente il loro indirizzo email e corregge automaticamente alcuni errori di digitazione sul dominio (es: gmail.it invece di gmail.com) permettendoti di risalire all'indirizzo corretto, cosa finora impossibile affidandosi alla mail tradizionale con cui questi contatti sono persi al 100%.

Dal Centro Messaggi potrai anche visualizzare in qualunque momento l'indirizzo email del mittente e, infine, ricevere gli avvisi automatici a segnalazione delle richieste cui ancora non hai risposto. In questo modo non potrai dimenticarti di alcun potenziale cliente!

Dove si trova: come raggiungere il Centro Messaggi

 

Accedendo al pannello con i tuoi dati d’accesso potrai trovare facilmente le icone e le sezioni relative al Centro Messaggi:

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Hai a disposizione, innanzitutto, un’icona a forma di busta in alto a sinistra che ti segnala la presenza di nuovi messaggi ricevuti dagli utenti (in questo caso è stato ricevuto un messaggio) e ben tre modi per raggiungere il Centro Messaggi:

  • clic direttamente sull'icona della busta in alto a sinistra
  • clic su Richieste aperte/archiviate nel menu sulla sinistra
  • clic su Richieste di contatto nella tabella riepilogativa sulla destra

Una volta selezionata, l’area Centro Messaggi ti apparirà divisa in due sezioni principali: Richieste aperte e Richieste archiviate.

Richieste aperte

 

Cliccando su Richieste aperte potrai visionare la lista dei contatti degli utenti. I messaggi sono ordinati in ordine cronologico, dal più recente al più vecchio e per ciascuno di essi sono indicati il nome del mittente, la data d’invio e una breve anteprima del contenuto.

Filtrare le richieste

Per effettuare una ricerca veloce tra i tuoi messaggi puoi filtrare le richieste per Nome mittente e Stato del messaggio (messaggi non letti, messaggi senza risposta) per visionare in maniera rapida tutti i messaggi che non hai ancora letto o quelli a cui non hai ancora risposto.

Ricerca per parola

È inoltre possibile impostare una ricerca specifica inserendo parte del messaggio alla voce Parole contenute o filtrare le richieste per data con lo strumento Messaggi dal – al: in quest’ultimo caso è sufficiente cliccare sui corrispettivi riquadri per impostare l’intervallo di date.

Leggere un messaggio

Per leggere un messaggio è sufficiente cliccare con il tasto sinistro del mouse sul nome del mittente o sull’icona con la busta. I messaggi sono contraddistinti da tre differenti status e contrassegnati da tre icone differenti.

Nello specifico:

  • l’icona con la busta gialla chiusa indica un messaggio che non hai ancora letto. I messaggi non letti sono contrassegnati in grassetto



  • l’icona con la busta bianca aperta indica un messaggio che hai già letto, ma a cui non hai ancora risposto



  • l’icona con la busta bianca aperta e la freccia viola indica un messaggio che hai letto e a cui hai risposto



Trascinando il puntatore del mouse sul messaggio, inoltre, il box diventerà grigio e compariranno cinque pulsanti cui corrispondono cinque relative azioni che puoi compiere.

Queste sono:

  • Visualizza indirizzo mail
  • Rispondi
  • Archivia richiesta
  • Segnala come spam
  • Elimina

Visualizzare l'indirizzo email del mittente

Puoi visualizzare l'indirizzo mail degli utenti per ciascun messaggio trascinando il cursore del mouse sopra la richiesta che ti interessa e cliccando sul tasto Visualizza l’indirizzo email che apparirà in automatico a destra del nome dell’utente.

Rispondere a un messaggio

Sempre dopo aver trascinato il cursore del mouse sopra al messaggio puoi cliccare su Rispondi per rispondere alla richiesta ricevuta dall’utente. Dopo aver compilato il campo libero della risposta alla voce Scrivi la tua risposta, potrai confermare e inviare cliccando su Invio messaggio. L’utente riceverà la tua risposta nella sua email e, contemporaneamente, nel suo Centro Messaggi sul suo pannello di controllo.

Con lo Storico conversazione puoi tenere traccia dello scambio di messaggi e recuperare in qualsiasi momento le informazioni relative a una richiesta. Nello specifico la barra verde indica il messaggio scritto dall’utente; la barra rosa indica invece la tua risposta all’utente.

Questo box ti permette di monitorare lo stato dei tuoi contatti, facilitandoti il compito di gestire più utenti contemporaneamente e permettendoti di misurare le tue performance a colpo d’occhio.

Importante! Le tue conversazioni possono anche avvenire via mail come sempre, ma con il centro messaggi aggiungi un maggiore livello di sicurezza alle tue comunicazioni!

Archiviare le conversazioni

L’archivio delle conversazioni ti permette di ritrovare i messaggi scambiati in ogni momento, di conservare uno storico sicuro e ordinato. Per archiviare una conversazione è sufficiente selezionare il messaggio desiderato e cliccare su Archivia richiesta.

Comparirà questo messaggio:

Ti consigliamo di archiviare i messaggi al termine di ciascuna trattativa con l’utente, contrassegnandoli come Prenotazione conclusa o Prenotazione non conclusa. In questo modo, potrai gestire in maniera più rapida le nuove richieste, spostando in archivio i messaggi già lavorati.

Una volta archiviato il messaggio comparirà un messaggio automatico: potrai tornare alla finestra precedente cliccando su Chiudi, oppure accedere ai tuoi messaggi archiviati.

Importante! Se archivi una richiesta come Prenotazione conclusa, dopo la data di check-out indicata nella richiesta, il sistema invierà una email automatica al tuo ospite invitandolo a lasciare un commento relativo al suo soggiorno presso la tua struttura!

Segnalare le richieste anomale (spam)

Se ricevi delle richieste anomale o un messaggio di natura sospetta e desideri isolarlo dagli altri per segnalarcelo, puoi farlo cliccando su Segnala come spam:

Se segnali un messaggio come spam, esso verrà contrassegnato in questo modo nel Centro Messaggi:

Lo staff riceverà la tua segnalazione e interverrà, laddove possibile, in modo da evitare la ricezione di altri contatti indesiderati. In caso di dubbi in merito puoi scriverci a staff.modifiche@agriturismo.it

Se invece desideri annullare la tua segnalazione puoi farlo in qualsiasi momento cliccando su Annulla segnalazione.

Comparirà questo messaggio:

Richieste archiviate

 

In questa pagina potrai gestire i tuoi messaggi archiviati, effettuando ricerche per Nome mittente, Parole contenute, Data e Stato. Le tre categorie relative allo Stato, cioè Prenotazione conclusa, Prenotazione non conclusa o Altro, sono riportate affianco a ciascun messaggio, in base alle modalità da te scelte per l’archiviazione.

Cliccando sul nome del mittente aprirai il messaggio archiviato. Spostando il cursore del mouse sul messaggio, comparirà questa finestra:

Se desideri rispondere al messaggio dovrai prima spostare il messaggio nelle richieste aperte. Se provi infatti a cliccare su Rispondi, infatti, il sistema ti richiederà prima di effettuare questo spostamento:

Verrai successivamente reindirizzato alle richieste aperte, e qui potrai continuare la tua conversazione con l’utente.

 

In sintesi

Il centro messaggi è uno strumento che ti permette di monitorare lo stato dei tuoi contatti, facilitandoti il compito di gestire più utenti contemporaneamente in modo pratico, sicuro e ordinato e permettendoti di misurare le tue performance a colpo d’occhio. Le tue conversazioni possono anche avvenire via mail come sempre, ma con il Centro Messaggi aggiungi un maggiore livello di sicurezza alle tue comunicazioni!

Il centro messaggi non sostituisce infatti la tua casella di posta elettronica, dove continuerai a ricevere i contatti, ma si affiancherà ad essa per far fruttare al meglio le tue richieste, riducendo il rischio di perdere o tralasciare contatti e garantendoti della posta sicura, grazie alla possibilità di segnalarci eventuali mittenti indesiderati.

Il tutto accessibile con un clic e in qualunque momento dal tuo pannello di controllo!

Qualche suggerimento su come gestire le tue richieste

 

Già durante la ricerca della struttura, nel primo momento di contatto con il gestore o anche in fase di prenotazione, il cliente desidera che le sue esigenze siano soddisfatte e, nel contempo, inizia a farsi un’idea sulla tua struttura.

Per costruirsi una buona reputazione è quindi importantissimo avere cura della relazione con gli utenti già da questi primi contatti, siano essi telefonici, via email o di persona. Per gli utenti, infatti, l’esperienza di viaggio inizia ancora prima del viaggio stesso.

In particolare tre sono i fattori che influenzano le scelte degli utenti e che è importante soddisfare:

  • la tempestività della risposta a una richiesta
  • il tono e l’accuratezza della risposta
  • l’attenzione rivolta alle esigenze specifiche e individuali

Per dare ai propri utenti una buona impressione iniziale è quindi importante tenere conto di questa situazione, rispondere tempestivamente, rispondere a tutti e rispondere con onestà e coerenza.

Rispondere tempestivamente

Rispondere velocemente non significa ribattere sbrigativamente alle richieste ricevute, bensì dimostrare professionalità e impegno nella gestione della struttura.

Gli utenti, infatti, si aspettano da te una risposta celere ed esatta, non solo per una necessità pratica, ma anche per essere rassicurati sulla propria scelta.

È importante, quindi, rispondere tempestivamente alle richieste ricevute, idealmente entro 24 ore dal contatto dell’utente.

Rispondere a tutti

Ogni contatto è un’opportunità unica per creare una relazione con l’utente che sia duratura e proficua, se non nell’immediato, nel prossimo futuro.

Trascurare la richiesta di un utente specificatamente interessato alla tua struttura significa di fatto trascurare l’occasione per stabilire un contatto umano, oltre che bruciare un potenziale cliente.

Anche quando non hai disponibilità e la tua struttura è al completo, quindi, è bene rispondere a tutte le richieste ricevute con cortesia, magari indicando le date libere o invitando a fare richiesta in futuro.

Importante! Ricordati che per risparmiare tempo e ricevere contatti di maggior valore per te puoi compilare il calendario disponibilità. Vai alla guida su come fare!

Rispondere con onestà e coerenza

Oltre alla tempestività e ai toni, gli utenti valutano anche il contenuto del tuo messaggio e nello specifico l’esattezza e la puntualità della tua risposta.

Da un lato è importante rispondere con onesta e coerenza, indicando i servizi di cui realmente disponi e i veri punti di forza della tua struttura in linea con quanto pubblicato nei tuoi canali di promozione.

Dall’altro è molto apprezzata un’attenzione alle esigenze particolari dell’utente, che dimostri l’intenzione di soddisfare le sue aspettative specifiche.

Importante! Mettere in luce le reali caratteristiche del tuo agriturismo e prestare ascolto alle richieste individuali dei tuoi ospiti sono comportamenti molto apprezzati nei commenti alla tua struttura! Ecco la guida alle recensioni per gestirle al meglio.

Costruire la risposta ideale

 

Oltre a rispondere a tutti con tempestività, onestà e coerenza ricordati, infine, che l’email di risposta perfetta deve sempre contenere i seguenti aspetti:

  • Ringraziamenti: chi ti contatta ha espresso una preferenza rispetto ad altre aziende, ringrazialo!
  • Disponibilità: sì o no? Comunica se hai posto e le diverse soluzioni di soggiorno. Se non hai nemmeno una stanza libera, invece, puoi proporre altre date al tuo ospite.
  • Prezzo: indicalo con precisione e non dimenticare di chiarire cosa include e cosa no.
  • Descrizione alloggio o alloggi: se è possibile, puoi anticipare quale alloggio riserverai ai tuoi ospiti. Se l’alloggio è descritto nel dettaglio e con foto su Agriturismo.it, puoi anche invitare l’utente a guardarne i dettagli linkando la pagina prezzi, in modo da rassicurarlo e farlo sentire sicuro della sua scelta.
  • Risposta a richieste specifiche: fai attenzione alle aspettative del tuo ospite. Se l’utente ha esigenze specifiche è utile spiegare chiaramente cosa è possibile o non è possibile fare per accontentarlo.
  • Attività in azienda o nei dintorni nel periodo del soggiorno: che tipo di esperienza deve aspettarsi l’utente? Cosa si può fare, mangiare o visitare? Quando arriverà, sarai disponibile a dare indicazioni specifiche riguardo a questo aspetto? Per risparmiare tempo puoi anche preparare una bozza da copiare e incollare.
  • Invito alla conferma: l’attenzione per il tuo ospite passa anche attraverso la richiesta di conferma del soggiorno, mostrati quindi interessato al suo soggiorno e invitalo a risponderti!
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