Gestire le richieste dei turisti 

. Messaggi in arrivo
. Messaggi archiviati

Accedi al centro messaggi del tuo pannello di gestione: in alto sulla destra trovi il bottone Messaggi. 

Prima di tutto, è importante sapere che il Centro Messaggi non sostituisce la tua casella di posta elettronica, ma si affianca ad essa per offrirti diversi vantaggi:

• non correrai il rischio di perdere i contatti degli utenti a causa di problemi legati alla tua email

• potrai segnalarci gli eventuali messaggi indesiderati

• potrai monitorare facilmente le tue performance sul nostro sito

Il Centro Messaggi è diviso in due sezioni: Messaggi in arrivo e Messaggi archiviati

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Messaggi in arrivo

Qui trovi tutti i messaggi arrivati nell'ultimo periodo, ordinati in ordine cronologico dal più recente al più vecchio (puoi invertire l’ordine, se lo desideri, dal menù a tendina in alto a destra). 

I messaggi non ancora letti sono evidenziati da caratteri in grassetto e sfondo grigio.

Per ciascuno di essi sono immediatamente visualizzabili: il nome del mittente, la data d’invio, un’anteprima del contenuto, i giorni di check-in e check-out desiderati, il numero di ospiti, il telefono del turista (se ha scelto di lasciarlo), la funzione di archiviazione.

Dalla schermata iniziale dei Messaggi in Arrivo potrai inoltre filtrare i messaggi per:

• non letti

• senza risposta

• con risposta

• data di invio

• parole contenute

• nome del mittente

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Messaggi archiviati

Qui trovi tutti i messaggi che sono stati archiviati, sia manualmente (come prenotazioni concluse o non concluse) che automaticamente. Le conversazioni restano infatti in Messaggi in arrivo per qualche tempo prima di venire spostate in automatico nella sezione Messaggi Archiviati. In questo modo potrai gestire più semplicemente le richieste ancora in lavorazione.

Anche in questo caso, le conversazioni sono in ordine cronologico dalla più recente (è possibile invertire l’ordine) e quelle non ancora lette sono evidenziate da caratteri in grassetto e sfondo grigio.

Per ciascuno di essi sono immediatamente visualizzabili: il nome del mittente, il tipo di archiviazione, la data d’invio, un’anteprima del contenuto, i giorni di check-in e check-out desiderati, il numero di ospiti e il telefono del turista (se ha scelto di lasciarlo).

Dalla schermata iniziale dei Messaggi Archiviati potrai inoltre filtrare i messaggi per:

• senza risposta

• con risposta

• data di invio

• nome del mittente

• tipo di archiviazione (prenotazione conclusa o meno)

NB: se desideri rispondere a uno di questi messaggi, dovrai prima spostarlo tra quelli in arrivo. Clicca su rispondi e premi il bottone sposta e rispondi!

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2) Ricezione di una nuova richiesta

All’arrivo di una nuova richiesta riceverai un’email di avviso da parte nostra: potrai scegliere di rispondere alla richiesta direttamente dalla mail (ricordati di usare la funzione RISPONDI e non inoltra, in modo che il nostro sistema riesca a tracciare la tua risposta: contatterai direttamente il turista) oppure dal nostro Centro Messaggi.

Accedendo al Centro Messaggi e cliccando con il tasto sinistro del mouse sul riquadro della conversazione che ti interessa, potrai visualizzarne il contenuto e avrai diverse funzionalità a tua disposizione:

• elimina: se deciderai di utilizzare il centro messaggi anche a fini analitici, per monitorare i risultati del tuo investimento, ti consigliamo di non utilizzare questa funzione.

• archivia: come nella schermata principale, potrai indicare con un semplice flag se la richiesta si è conclusa con una prenotazione o meno (e ricavarne periodicamente dati sulla percentuale di conversione)

• segnala come spam: ci aiuterai a diffidare chi utilizza il form di contatto in modo improprio. Segnalaci richieste anomale o messaggi di natura sospetta ed effettueremo ulteriori controlli. 

• visualizza indirizzo email: clicca sull’indicazione per rendere visibile l’indirizzo email del turista!

• rispondi: in alto a destra, è la funzione più importante di tutte. Usandola, risponderai direttamente all’utente!

3) Come gestire al meglio le richieste

L’esperienza di viaggio inizia ancora prima del viaggio stesso: il primo contatto è fondamentale per costruirsi una buona reputazione e gettare le basi per una proficua relazione con l’ospite!

Sono tre i fattori che influenzano principalmente le scelte dei turisti in questa fase:

• la tempestività della risposta: consulta la mail più volte al giorno, rispondi nell’arco di qualche ora (l’ideale è farlo entro 4 ore, 8 al massimo) e rispondi a tutti (anche se per qualche motivo devi rifiutare, una risposta interessante indurrà il turista a contattarti in futuro)

• il tono e l’accuratezza della risposta: sii gentile, onesto, metti in luce i punti di forza della struttura e accertati di aver risposto a tutti i quesiti che il turista ha posto

• l’attenzione rivolta alle esigenze specifiche: chiama il turista per nome, se lo conosci, e sottolinea i servizi che pensi facciano al caso suo (nel caso di una famiglia con bambini, ad esempio, la presenza di uno spazio giochi visibile dalla zona dedicata al ristorante)

Consiglio: crea delle bozze di risposta e personalizzale di volta in volta.

4) La risposta ideale

1. Ringraziamenti: chi ti contatta ha preferito il tuo agriturismo ad altri, ringrazialo!

2. Disponibilità: conferma la disponibilità e indica le diverse soluzioni di soggiorno.

3. Prezzo: indicalo con precisione e chiarisci cosa include e cosa no.

4. Descrizione alloggio: se è fattibile, indica il nome dell’alloggio cui ti riferisci e rimanda il turista alla pagina prezzi di Agriturismo.it per le foto. Questo lo rassicurerà.

5. Risposta a richieste specifiche: fai attenzione alle aspettative del tuo ospite; spiega chiaramente cosa è possibile o non è possibile fare per accontentarlo.

6. Attività in azienda o nei dintorni nel periodo del soggiorno: cosa potrà fare, mangiare o visitare? Evidenzia le possibilità particolarmente adatte a quel turista.

7. Invito alla conferma: invita il turista a risponderti, anche questo è sintomo di interesse nei suoi confronti!

5) Configura la tua casella di posta elettronica

Per essere certo di ricevere correttamente le comunicazioni di Agriturismo.it e le richieste da parte degli utenti:

• Aggiungi i nostri indirizzi (in particolare [email protected] e [email protected]) ai tuoi contatti

• Inserisci il nostro dominio (@agriturismo.it) tra i mittenti attendibili

• Se necessario, rimuovi il nostro dominio (@agriturismo.it) dai mittenti indesiderati (o bloccati)

• Rimuovi i nostri indirizzi (in particolare [email protected]) dallo spam

• Verifica che non ci siano filtri attivi che coinvolgano le mail in arrivo da Agriturismo.it (si possono infatti impostare delle regole che archiviano o eliminano automaticamente determinate email)

Consulta qui la sezione domande frequenti

Hai ancora dubbi o desideri un affiancamento telefonico? Scrivici a staff@agriturismo.it o chiama lo 02.37058202 (tutte le mattine dal lunedì al venerdì)