L’accoglienza in agriturismo: dal primo contatto all’arrivederci

L’accoglienza rappresenta un aspetto centrale nell’esperienza del turista in agriturismo, ed è quindi fondamentale gestirla con attenzione per garantire la soddisfazione dei clienti e la loro fedeltà nel tempo. Se ben curata, infatti, può fare la differenza nella scelta di un turista di tornare o meno in struttura, ma anche di generare il famoso “passaparola” con amici e parenti.

Ciò che rende l’accoglienza in agriturismo davvero efficace è la sua personalizzazione: è importante informarsi su esigenze specifiche (Il turista ha bisogno di una camera per disabili? Segue una dieta vegetariana?), e fornire informazioni dettagliate e veritiere sull’agriturismo, sulle attività e sui servizi, anche in base alle preferenze del cliente, in modo che sappia cosa aspettarsi dalla sua vacanza.

L’accoglienza deve iniziare già dalla prenotazione, con un servizio efficace e cordiale di risposta. Una volta che i turisti sono arrivati all’agriturismo, l’accoglienza continua con una reception cordiale e professionale: il personale dovrà essere preparato e disponibile ad aiutare i propri clienti ad ambientarsi. L’accoglienza si conclude poi quando salutiamo i nostri ospiti, e la sua qualità si misura nel ricordo che siamo riusciti a lasciare della nostra struttura.

Seguiamo passo dopo passo le varie tappe dall’accoglienza e capiamo come sfruttarle per creare un’ospitalità davvero al top. 

Il primo contatto con il gestore e la prima sensazione sulla struttura sono elementi delicati che possono influenzare la scelta di un turista nella fase di prenotazione di un alloggio. Per partire quindi con il piede giusto è importantissimo avere cura della relazione con i turisti già dai primissimi contatti, che siano telefonici, via email o di persona.

Sono tre i fattori che influenzano le scelte dei turisti in questa fase:

1) La tempestività della risposta a una richiesta di prenotazione.

La tempestività è importante soprattutto quando il turista si trova di fronte a una scelta e ha dei dubbi sulle strutture selezionate. Al momento della selezione di un agriturismo, il turista non vede l’ora di avere un riscontro: tendenzialmente seleziona 3 o 4 strutture interessanti e, se voi siete tra i primi a rispondere, lui si avvicinerà ancora di più al traguardo che si è prefissato, cioè quello di prenotare e confermare la sua vacanza.

Rispondere velocemente non significa però ribattere in modo sbrigativo alla richiesta. Il turista si aspetta una risposta celere ma esatta, che lo rassicuri in qualche modo sulla scelta che farà.

Per la settimana selezionata dal turista non abbiamo disponibilità? Rispondiamo lo stesso, magari indicando altre date che abbiamo libere o invitando il turista a ricontattarci in futuro.

Ogni contatto è un’opportunità unica per creare una relazione con l’utente, che si ricorderà di noi in un’altra occasione.

2) Il tono e l’accuratezza della risposta.

Utilizziamo un tono gentile e cortese in tutte le risposte che offriamo ai nostri utenti. Cerchiamo di essere informali ma al tempo stesso professionali, prestando attenzione alle domande che ci hanno posto, per rispondere in modo completo e preciso.

Possiamo utilizzare le classiche formule di cortesia, come “grazie per averci contattato” oppure “siamo a tua disposizione per qualsiasi ulteriore richiesta”.

3) L’attenzione rivolta alle esigenze specifiche.

In questa fase risulta davvero importante rispondere con coerenza, indicando i servizi realmente disponibili e sottolineando i propri punti di forza. Risulta inoltre apprezzata un’attenzione speciale alle esigenze del turista, anche quelle più particolari, che dimostri l’intenzione di soddisfare il cliente.

Può quindi essere importante porre delle domande più specifiche, come per esempio: “Avrà bisogno di una culla per il suo bambino? Posso mettergliela a disposizione!”; “”Arriverà in auto in agriturismo? Posso offrirle indicazioni più chiare e consigliarle una strada alternativa in caso di traffico”.

Ora che il nostro ospite è arrivato in agriturismo, come possiamo offrire un’esperienza unica e memorabile? Sorprendiamolo con quello che si chiama “il fattore wow”. 

Il fattore wow è un concetto utilizzato per descrivere l’effetto sorprendente e positivo che un’esperienza di qualità (e spesso inaspettata!) può avere sui clienti. In questo contesto, si riferisce alla capacità che un agriturismo ha di creare un’esperienza che va al di là delle aspettative del suo ospite, sorprendendolo positivamente e lasciando un’impressione che dura nel tempo. 

Come si raggiunge questo effetto? Con la creazione di esperienze speciali, l’offerta di servizi o prodotti di qualità, ma anche con la personalizzazione del soggiorno! Ecco qualche accorgimento e idea davvero semplice da poter sfruttare:  

• Il benvenuto.
  Possiamo offrire un caffè all’arrivo in struttura (magari con dei dolcetti della casa?), oppure un aperitivo di benvenuto.
  Mettiamo a disposizione al nostro ospite un piccolo bollitore in camera, completo di tisane e infusi dell’agriturismo, un kit completo di bagnoschiuma, saponi e pantofole, oppure un paio di bottiglie d’acqua fresca che fanno sempre piacere dopo un lungo viaggio.

• Crea un’esperienza immersiva.
  I clienti che scelgono un agriturismo per le loro vacanze desiderano entrare in contatto con la vita rurale e la cultura del posto. Perché non offrire, quindi, visite guidate, magari in cantina, oppure nell’orto, in fattoria, tra i frutteti, dove l’ospite potrà toccare con mano quella che è l’attività quotidiana dell’agriturismo?

• Personalizza l’alloggio.
  Via le camere standard! Prova a personalizzare l’alloggio in base ai desideri e le esigenze del cliente: gli ospiti appena arrivati hanno due bambini? Proponi qualche gioco di società in camera, fai trovare in appartamento le posate per i più piccoli, oppure crea delle partnership con gli enti locali per mettere a disposizione sconti speciali per attività dedicate alle famiglie nelle vicinanze.
• Offri un’esperienza culinaria unica.
  Invece di offrire il solito menu, crea un’esperienza culinaria personalizzata basata sui gusti e le esigenze del cliente. Prova per esempio a proporre una cena a tema una volta a settimana, oppure una cena di degustazione di prodotti locali dove spieghi la loro provenienza e la storia delle ricette più tradizionali.

• Metti a disposizione la tua esperienza!
  Cerca di capire quali sono le intenzioni di viaggio del tuo cliente per fornirgli le informazioni necessarie, chiedi cosa intende fare durante il soggiorno e indirizzalo direttamente tu. Hai di fronte un amante del trekking? Prepara una mappa con i percorsi consigliati che partono dall’agriturismo! La giovane coppia di viaggiatori vuole visitare i borghi medioevali vicini? Proponigli un tour guidato con qualche piccola chicca su dove fermarsi a mangiare, o acquistare dei souvenir. O ancora: ci sono famiglie che desiderano solo rilassarsi? Lascia che i tuoi ospiti possano sfruttare a pieno la piscina e le aree comuni attrezzate, ogni tanto passa a trovarli per una semplice chiacchierata.

Ora arriva il momento più difficile. Siamo sicuri di aver offerto un’esperienza indimenticabile ai nostri ospiti, ma come possiamo compiere il passo successivo, cioè far sì che il turista torni a trovarci e parli di noi con i suoi amici?

• Un cesto di “arrivederci”.
  Invece del classico cesto di benvenuto, hai mai pensato a un cesto di “arrivederci”? Potresti proporlo al momento della partenza del tuo ospite e riempirlo di prodotti locali, o meglio ancora prodotti dell’agriturismo, quelli che sono stati particolarmente apprezzati dal tuo ospite: questo gli permetterà di portare a casa un pezzo del suo soggiorno e di ricordare sognante la sua vacanza.
• Crea un sistema di fidelizzazione.
  Questa tattica potrebbe permetterti di premiare i clienti che tornano in agriturismo: per esempio potresti offrir loro una notte gratuita o una cena per ogni cinque soggiorni prenotati.

• Non perdiamoci di vista!
  Ricordati di memorizzare le date di compleanno dei tuoi ospiti, a cui potrai spedire un biglietto di auguri, oppure sfrutta le festività (Natale, Pasqua) per inviare una cartolina simpatica che ricordi ai tuoi clienti che tu li aspetti sempre a braccia aperte. 

Un banco di prova per capire se sei riuscito a entrare nel cuore dei tuoi ospiti saranno le recensioni che riceverai una volta che il tuo ospite avrà concluso le vacanze!

E tu, quali di queste tattiche di accoglienza utilizzi? Lasciaci il tuo commento!